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Convertendo arquivos Word do SharePoint para PDF utilizando Flow e OneDrive for Business

Olá pessoal!

Hoje venho dar uma dica para vocês muito interessante e que resolve um antigo problema que tínhamos no SharePoint, a conversão de arquivos word para PDF.

Antigamente (ou atualmente dependendo do cenário que você tem), tínhamos uma dificuldade que era a de converter arquivos do word hospedados em bibliotecas do SharePoint sem utilizar uma solução de terceiros (geralmente paga).

Com o Flow e o OneDrive for Business, agora é possível fazer isso apenas com alguns cliques:

Vamos lá então, primeiro, crie uma biblioteca no seu SharePoint para armazenarmos o arquivo word. Em nosso cenário, iremos ter uma biblioteca no SharePoint para armazenar nossos arquivos word e uma vez selecionado um item, poderemos através do flow solicitar a conversão para PDF, que será salvo em uma pasta de PDF´s dentro da mesma biblioteca.

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Com a nossa biblioteca criada, e utilizando o novo visual Modern do SharePoint, existe um botão na parte superior da biblioteca chamada Fluxo, vamos utilizá-lo para criar um novo fluxo no Flow integrado. Clique no botão e vá em Criar um fluxo:

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Vamos procurar pela ação “Complete a custom action for selected item”, essa ação fará com que possamos criar um fluxo personalizado para o item que for selecionado no momento, ou seja, o usuário irá selecionar um item na biblioteca e irá rodar o fluxo especificamente para esse item.

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Você será redirecionado para o Flow, basta confirmar a ação:

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Agora, um novo fluxo foi criado, já com uma trigger de início e uma ação de Get item, que irá recuperar os dados do item selecionado anteriormante, vamos dar prosseguimento ao nosso fluxo clicando em New Step:

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Em seguida, clique em Add an action:

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Procure pelo conector do SharePoint e iremos utilizar a ação Get file content using path. Objetivamente, iremos recuperar o conteúdo do arquivo word da nossa biblioteca utilizando o caminho dele, para que depois possamos processá-lo e convertê-lo em PDF:

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No campo Site Address, você precisa colocar a url do site onde sua biblioteca está localizada e no campo File Path, você utilizará os dados que vem da ação Get item, vocÊ pode utilizar o campo “Caminho da Pasta” e o campo “Nome” e em seguida completar com a extensão do arquivo “.docx”, basicamente estamos montando a url final do arquivo, que ficará mais ou menos assim:

https://urldomeuportal.sharepoint.com/CaminhodaPasta/NomedoArquivo.docx

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Agora vamos novamente em New Step e Add an Action e iremos procurar pelo conector OneDrive for Business, com a ação Create file. Essa ação irá criar um arquivo dentro do nosso OneDrive for Business, iremos fazer isso para poder processar o arquivo temporariamente dentro do nosso ODB e posteriormente voltá-lo para o SharePoint.

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Nessa ação, vamos utilizar a pasta raiz mesmo, então apenas coloque “/” no campo Folder Path. No campo File Name, iremos utilizar o campo Nome da ação Get Item e adicionaremos a extensão do arquivo, e no campo File Content, iremos utilizar o campo File Content da nossa ação Get File content using Path que fizemos um pouco acima.

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Pronto, com o arquivo criado, agora basta adicionarmos a ação que fará a conversão do arquivo, vamos em New Step, Add an Action, procurar pelo conector OneDrive for Business e adicionar a ação Convert file:

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Na ação de Convert file, no campo File, vamos utilizar o Id do arquivo criado na nossa ação de Create file acima e no campo Target Type selecionaremos o tipo PDF:

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Agora, vamos criar o arquivo convertido lá no SharePoint novamente, vá em New Step, Add an action, procure pelo conector do SharePoint e vá até a ação de Create file:

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Na ação de Create file, utilizaremos os seguintes dados dos campos:

Site Address: Caminho do portal SharePoint onde você quer salvar o arquivo
Folder Path: Caminho da pasta recuperado da ação Get Item (ou se você quiser salvar em outra biblioteca basta colocar o Nome dela)
File Name: Aqui você pode colocar o campo Nome vindo do Get Item + a extensão pdf ou através de uma expressão montar o nome do arquivo, utilizei a seguinte expressão:

concat(body(‘Get_item’)?[‘{Name}’], ‘.pdf’)

File Content: Aqui iremos utilizar o campo File Content resultado da nossa ação de Convert File do OneDrive for Business (já é o arquivo convertido)

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Pronto, agora vamos deletar nosso arquivo temporário do OneDrive for Business, vá em New Step, Add an Action, procure o conector do OneDrive for Business e a ação de Delete File:

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No campo File, coloque o campo Id resultado da ação de Create File do OneDrive for Business:

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Pronto, agora vamos dar um nome para o nosso Flow e clicar em Create flow/UpdateFlow:

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Voltando ao SharePoint, vamos carregar um arquivo Word na nossa biblioteca, selecioná-lo e ir na aba Fluxo. Agora irá apareceer um novo fluxo chamado Converter em PDF, basta clicar no link:

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Aparecerá uma tela de confirmação para executar o fluxo:

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Você pode acompanhar o status do Fluxo:

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Pronto, o arquivo foi convertido e carregado na nossa biblioteca com sucesso!

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Espero que tenham gostado, essa feature resolve vários dos problemas que sempre tivemos para converter arquivos para PDF dentro do SharePoint de forma simples e rápida!

Abraços e até a próxima!

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